事前刑事合规,是指通过加强企业犯罪的事前预防,构建起可以避免刑事风险的措施和计划。企业刑事合规与企业刑事法律风险防控的价值追求是一致的。企业事前刑事合规是企业发挥自主能动性,对抗刑事法律风险的最有效措施,其能够最大限度地防控来源于企业内部的刑事法律风险。
1. 刑事合规目标要求:明确法律服务的基础功能和扩展功能
(1)基础目标:降低企业刑事犯罪风险
推广实施企业的刑事合规制度,能起到预防企业犯罪、强化企业治理、构建和完善现代企业制度的重要作用。由于刑事合规的实施使企业内部管理更为细化、合理、严密,有助于堵塞各类犯罪可能利用的漏洞。目前,企业的法律风险防控的重点偏向于企业民商等法律风险和经济风险的审查和管理,对于刑事法律风险的关注度不够。即便是企业合规部门识别并注意到刑事法律风险的存在,由于缺乏有效的刑事风险审查、管理措施,往往放任了刑事法律风险的发生。但是一旦真实发生了刑事法律风险,企业会承担相比遭受其他法律风险更大的损失。刑事领域疏忽的是1%的错误,但是会导致100%的企业失败。
(2)扩展目标:推动企业合理承担社会责任
从社会责任的角度考量,企业作为社会活动的参与主体主要承担两方面责任,一方面是从事生产服务经营职责,创造社会财富和经济效益;另一方面是进行企业人员和企业经营范围内的社会管理职责,确保社会整体秩序稳定,而刑事合规对企业合理承担上述两类社会责任都有明显的推动作用。
其一,刑事合规旨在阻止产生刑事犯罪风险造成的损害。良好的刑事合规制度建构有利于保持企业的长期稳定以及体现企业自身的价值。“生产经营”与“风险防范”两条腿走路,实现利益最大化与风险最小化。生产经营与风险防范是并行的,现代社会对风控的需求很大,就像医疗行业从体检到诊疗的发展趋势,通过体检可以早期发现亚健康状态和潜在的疾病,早期进行调整和治疗。同样,企业建立健全刑事合规制度,就是针对不同企业订制个性化的“体检套餐”,通过审查,能够提早发现潜在的刑事法律风险,提前进行预防和控制,进而保障企业的生产经营,实现企业利益最大化与风险最小化的良性互动。
其二,企业建立合规制度,能够强化企业预防犯罪的责任感,增强对自身人员和业务中可能出现的犯罪的预防,从而积极分担社会责任,弥补国家预防犯罪力量的不足。实际上我国《公司法》第5条对公司的义务中已有类似规定,“公司从事经营活动,必须遵守法律(当然包括刑事法律)、行政法规,遵守社会公德、商业道德,诚实守信,接受政府和社会公众的监督,承担社会责任”。企业刑事合规正是企业承担社会责任的重要具体举措。
2. 事前合规顾问开展刑事合规工作的指导建议
(1)企业风险书面审查
律师为了解企业面临的刑事法律风险,需严格依照工作方案展开尽职调查。首先,结合客户的具体情况,出具详细的刑事合规材料清单。刑事合规材料清单一般包括公司基本信息和治理体系、组织结构、公司业务管理制度、实际运行情况等材料。
值得注意的是,对于客户企业内部制度等材料不应一味求多揽入,应做到有的放矢,明确重点,结合前期对企业突出刑事风险的预测要求企业提供重点部门、重点业务等相关材料。例如,对于一些电商销售平台,结合其行业特性及之前对于该行业刑事风险的预判,刑事合规材料清单中需要企业提供的制度则重点包括财务、人事、销售、货物质量、售后、客户信息管理和员工奖励惩处等制度,重点包括销售规范化制度体系。
其次,根据刑事合规材料清单,核对企业所提供的所有书面材料,核查是否存在遗漏和待补充材料,并同步组织团队律师对客户提供的刑事合规材料进行交叉审查,全面了解企业的业务决策、执行和监督情况,着重排查客户可能存在的刑事法律风险。此外,在对刑事合规材料进行审阅的过程中,还应对可能涉及的其他民事、行政法律风险一并进行排查。
(2)法律风险的访谈发现
在对客户所提供的刑事合规材料进行全面和交叉审查后,刑事合规律师对其中可能涉及的刑事风险,可以通过与企业高层、分管领导、重点部门负责人以及重点业务相关工作人员进行访谈的形式,试图全面了解企业在经营中的实际情况从而排查企业刑事法律风险。
刑事合规律师现场访谈环节,一是需要通过草拟访谈计划,确定访谈的员工名单、提前列明访谈提纲、访谈的重点问题等;二是按照访谈计划事先确定的员工名单,对从公司领导层到各部门主管、一线员工等逐个进行访谈,从而深入了解和记录企业目前经营情况和存在的问题;三是对每次访谈当场形成访谈记录,并将访谈记录打印出来供被访谈人员核对无误后签字,访谈结束后组织律师对访谈记录进行二次审阅,核查在访谈记录中可能暴露的刑事法律风险及其他法律风险点。此环节,最值得注意的莫过于对员工开展访谈的原因的确定、访谈提纲的设计以及访谈技巧的把握。访谈环节需注意方式方法,避免给企业带来负面影响。除企业领导规定的范围外,对相关人员是否以大合规或者融资尽职调查的名义开展工作,还是直接以刑事合规的名义开展,具体名义由公司领导确定,防止因员工错误认知事前刑事合规的目的而引起不必要的担忧。在实践中,有的企业为了提高员工的合规意识,要求就是以刑事合规名义开展工作,有的企业则会要求尽量降低影响。
对于访谈提纲的设计,应紧密结合被访谈人的职位和负责的具体内容,根据前期审核企业刑事合规材料时所梳理的该部门可能涉及的风险,有针对性的列明访谈提纲,标注重点问题。在开展访谈过程中需注意访谈策略方法,避免直接发问关键问题。在对员工的访谈中尽量避免直接问“工作中有没有不符合规定、不正常或存在争议的情况”等这种问题,可增加若干其他问题,如“公司是否开展团建?在公司中幸福感如何?”等进行引入,避免相关被谈话人觉察谈话目的。在较为轻松的氛围中切入重要的问题,让其诚恳地回答问题,对于具体涉及风险的问题可建议对方作出详细的说明。
(3)法律风险的现场调查
刑事合规律师可依法及时对企业进行现场考察,在现场暴露和解决客户企业在实际经营中的法律风险。刑事合规律师对企业进行现场考察,可以是前往客户企业办公场所,对企业的办公环境、组织结构、内部合规宣传和培训情况等进行全方位的考察和记录;刑事合规律师对企业进行现场考察,还可以事先查阅客户企业的对外宣传信息,了解其对外宣传资料内容,核查经营业务范围、对外宣传力度等与实际经营情况是否存在偏差等,如对在线教育机构的刑事合规专项中,律师团队将查阅其宣传内容中的课程内容、价格、师资力量等与实际情况是否相符,了解客户的对外宣传力度、实际经营内容等。又如在商业银行刑事合规项目中,律师团队应认真查阅商业银行对外的官网页面,了解银行官网页面中所提供的个人服务、公司服务、信用卡服务等板块所涵盖的具体业务内容,并与前期的资料审查和现场访谈中所知悉的实际情况作深入对比,从而排查刑事风险。刑事合规律师对企业进行现场考察,还可以走访企业客户群体,听取客户对企业的反映和意见等。
(4)合规风险评估
刑事合规律师结合前期的书面资料审核、现场访谈、现场考察等结果,在全面了解客户企业的具体情况后,应对企业风险进行梳理和评估。刑事合规律师对识别出的刑事、民事、行政法律风险发生的原因、风险发生的可能性及其影响后果进行研判,并形成书面的法律意见。
刑事合规律师在这一阶段,评估企业刑事风险的具体思路可以分为三步。第一步,确定是否存在刑事风险。也即是否存在涉嫌犯罪的行为,判断依据是前期书面资料审核、现场访谈、现场考察所了解到的员工的具体行为和相关犯罪构成。第二步,如果通过第一步判断确实存在刑事风险,在存在刑事风险的基础上,要甄别判断仅是员工个人的风险,还是单位的风险,直接负责的主管人员和其他责任人员是否承担责任,公司是否面临相应的刑事法律风险。对此有三个关键节点:一是决策环节,也即公司在对融资、经营、销售、商业秘密保护、知识产权等活动的决策上是否合法;二是执行环节,公司是否对相关决策组织落实,是否存在“说一套做一套的问题”;三是监督环节,也即公司对员工工作情况是否进行监督,对发现的违法犯罪行为是及时纠正、处罚、报案,还是因为该行为符合公司利益而纵容、默许甚至支持。第三步,除评估企业是否存在刑事风险以外,还需要对企业是否存在其他风险,如民事、行政法律风险进行评估。
(5)合规报告撰写
刑事合规律师出具书面刑事法律风险合规报告初稿,需要准确反映客观情况,提出合法合理的建议。法律风险合规报告出具的目的:一是以最小的代价最大限度化解客户企业和相关人员已有的刑事犯罪风险点,就客户经营中可能面临的民事和行政法律风险提出应对意见;二是为企业经营者今后如何依法规范管理企业,防范刑事及其他法律风险,完善企业治理结构出谋划策。
刑事法律风险合规报告一般包括五部分。一是企业刑事合规的具体背景;二是企业的基本情况;三是尽职调查工作的基本情况;四是企业存在的刑事法律风险及其他法律风险;五是刑事法律风险及其他风险防范的对策和建议。其中,最为重要的部分为第四和第五部分。在此阶段,建议由参与该项目的主办律师主笔起草企业刑事合规专项工作报告初稿,由合伙人对报告进行二次复核和修改,律师团队进行集体讨论,确保做到依法科学,符合企业实际,具有较强关联性、可行性,并向企业领导层及时高效地提交刑事法律风险合规报告的全面版本。经与企业领导层沟通后,再根据企业领导层对于报告的意见进行修改和完善,隐去企业经营者、领导层较为敏感的信息,提供给企业员工刑事合规报告的简版,供员工查阅、了解及规范自身行为,提高员工刑事合规意识。
(6)合规成果反馈和落实
企业即使已经通过刑事合规尽职调查、对刑事合规风险问题作出了识别、评估,仍可能由于风险偏好、制度落实不到位或者员工刻意回避制度等原因而导致企业面临刑事风险。因此,在出具刑事法律风险合规报告后,专项律师团队向企业领导层就刑事合规成果进行汇报和反馈的同时,针对客户目前存在的法律风险,逐一与企业领导层分析,并与企业领导层交流防范法律风险的对策和建议,帮助企业确立未来合规的重点,协助企业建立并完善刑事合规治理制度。
完善的刑事合规治理制度的功能应主要体现在刑事法律风险的发现和控制上。基于此,对于企业目前存在的问题,在有刑事专长的律师事务所担任企业法律顾问工作期限内,应协助企业制定合规方案并做好落实,通过完善企业相关制度、流程文件,开展普法培训,解答疑难问题咨询等进一步强化企业合规建设,保障企业的合法合规运营发展,从而做到从源头发现和控制风险。此外,有刑事专长的律师事务所拟对刑事法律风险较大的部门进行部门专项制度的重构和修订,确保部门制度构建完善,提高企业高管及员工的刑事合规意识,从而帮助企业有效厘清责任,在必要之时进行相应的责任分割。